Стандарт предприятия
СТП 581-6.7-005-2006

Утвержден генеральным директором ОАО "РПЗ"

СУОТ. Управление документацией*

Содержание

1. Область применения

1.1. Настоящая процедура устанавливает порядок управления документацией СУОТ организации и управление нормативной правовой документацией в соответствии с требованиями OHSAS 18001-1999 и ГОСТ Р 12.0.006-2002.

1.2. Положения настоящей процедуры распространяются на все структурные подразделения.

1.3. Настоящая процедура распространяется на документацию СУОТ.

1.4. Настоящая процедура выполняется:

- при утверждении и введении в действие документов СУОТ;

- при изменении или аннулировании документов СУОТ;

- при поступлении нового внешнего документа;

- при выполнении корректирующих и предупреждающих действий;

- по указанию высшего руководства.

* Стандарт разработан коллективом Отдела охраны труда ОАО "РПЗ".

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

- OHSAS 18001-1999 "Системы менеджмента профессиональной безопасности и здоровья";

- ГОСТ Р 12.0.006-2002 "Общие требования к системе управления охраной труда в организации";

- СТП 581-1.1-001-94 "Обозначение и регистрация документации";

- СТП 581-1.1-002-94 "Общие требования к построению, изложению и оформлению стандартов предприятия";

- СТП 581-1.1-003-94 "Порядок учета, обращения и поддержания действующей документации";

- СТП 581-2.1-007-94 "Порядок изменения конструкторской документации. Внедрение изменений";

- СТП 581-6.7-001-2006 "СУОТ. Руководство по системе управления охраной труда";

- СТП 581-6.7-002-2006 "СУОТ. Идентификация опасностей, оценки и контроля рисков";

- СТП 581-6.7-005-2006 "СУОТ. Управление документацией";

- СТП 581-6.7-003-2006 "СУОТ. Планирование программ системы. Реализация в подразделениях";

- СТП 581-6.7-004-2006 "СУОТ. Обучения персонала, специалистов и руководителей безопасным методам работы";

- СТП 581-6.7-006-2006 "СУОТ. Оперативный контроль";

- СТП 581-6.7-007-2006 "СУОТ. Предотвращение и устранение последствий чрезвычайных ситуаций";

- СТП 581-6.7-008-2006 "СУОТ. Мониторинг и измерение эффективности системы";

- СТП 581-6.7-009-2006 "СУОТ. Расследование и учет несчастных случаев, инцидентов, профессиональных заболеваний";

- СТП 581-6.7-010-2006 "СУОТ. Корректирующие и предупреждающие действия";

- СТП 581-6.7-011-2006 "СУОТ. Общие требования к проведению внутренних проверок функционирования системы";

- СТП 581-6.7-012-2006 "СУОТ. Проведение анализа системы со стороны руководства".

3. Термины и определения

В настоящем Стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями.

Высшее руководство - лицо или группа работников, осуществляющих направление деятельности и управление организацией на высшем уровне.

Документ - информация и соответствующий носитель.

Документированные процедуры - стандарты предприятия, содержащие описание отдельных процессов СУОТ.

Мониторинг - систематическое наблюдение за чем-либо.

Нормативная и техническая документация - документы, устанавливающие требования.

Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса (процедуры могут быть документированными или недокументированными).

Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

Политика в области охраны труда - общие намерения и направления деятельности организации в области охраны труда, официально сформулированные высшим руководством.

Руководство по охране труда - документ, определяющий систему управления охраны труда организации.

Система управления охраной труда - часть общей системы управления, отвечающая за надлежащее управление рисками в области охраны труда, связанными с деятельностью организации. Включает в себя организационную структуру, планирование, распределение ответственности, сложившуюся практику, процедуры, процессы, а также средства для дальнейшего развития, внедрения, реализации, анализа и соответствия политике организации в области профессиональной безопасности и здоровья.

Стандарт предприятия - стандарт, утвержденный предприятием и применяемый только на данном предприятии.

4. Обозначения и сокращения

СУОТ - система управления охраной труда.

ООТ - отдел охраны труда.

ЧС - чрезвычайная ситуация.

ЕОТД - единый отдел технической документации.

5. Требования

5.1. Управление документацией

5.1.1. Общие положения

5.1.1.1. Документация организации в области охраны труда включает в себя следующие документы:

- политика и цели в области охраны труда;

- руководство по охране труда;

- документированные процедуры;

- инструкции по охране труда;

- положения о подразделениях;

- записи СУОТ.

Схема управления документацией представлена в приложении А.

5.1.1.2. Документам СУОТ присваиваются индивидуальные номера:

- СТП 581-6.7-001-2006 "СУОТ. Руководство по системе управления охраной труда";

- СТП 581-6.7-002-2006 "СУОТ. Идентификация опасностей, оценки и контроля рисков";

- СТП 581-6.7-005-2006 "СУОТ. Управление документацией";

- СТП 581-6.7-003-2006 "СУОТ. Планирование программ системы. Реализация в подразделениях";

- СТП 581-6.7-004-2006 "СУОТ. Обучение персонала, специалистов и руководителей безопасным методам работы";

- СТП 581-6.7-006-2006 "СУОТ. Оперативный контроль";

- СТП 581-6.7-007-2006 "СУОТ. Предотвращение и устранение последствий чрезвычайных ситуаций";

- СТП 581-6.7-008-2006 "СУОТ. Мониторинг и измерение эффективности системы";

- СТП 581-6.7-009-2006 "СУОТ. Расследование и учет несчастных случаев, инцидентов, профессиональных заболеваний";

- СТП 581-6.7-010-2006 "СУОТ. Корректирующие и предупреждающие действия";

- СТП 581-6.7-011-2006 "СУОТ. Общие требования к проведению внутренних проверок функционирования системы";

- СТП 581-6.7-012-2006 "СУОТ. Проведение анализа системы со стороны руководства".

5.1.1.3. Документы СУОТ разрабатываются по указанию начальника ООТ, главного инженера или генерального директора.

5.1.1.4. Документация организации хранится на бумажном и электронном носителях.

5.1.2. Процесс управления документацией

5.1.2.1. Входные данные процесса:

- запланированные корректирующие или предупреждающие мероприятия или распоряжение руководства;

- проект нового документа;

- подробное описание систем документации и данных, разработанных организацией для поддержки СУОТ и ее деятельности в области охраны труда и предупреждения профессиональных заболеваний;

- подробное описание ответственности и полномочий.

5.1.2.2. Выходные данные процесса:

- база документации СУОТ, соответствующая установленным требованиям;

- обеспеченность всех подразделений необходимой документацией;

- регистры документов, основные списки или индексы;

- список управляемой документации и места ее хранения.

5.1.2.3. Критериями результативности процесса являются:

- обеспечение необходимыми документами в местах их применения;

- обеспечение идентификации документов;

- обеспечение актуализации документов по мере необходимости;

- управляемые архивные документы.

5.1.2.4. Правила действий с документацией СУОТ:

- разработка, утверждение и обеспечение адекватности документа и формы записи выполняются в соответствии с СТП 581-1.1-002;

- идентификация и регистрация документов выполняются в соответствии с СТП 581-1.1-001;

- ведение и доступ к документам осуществляются в соотвествии с СТП 581-1.1-003;

- актуализация документов и данных выполняется в соответствии с СТП 581-2.1-007;

- хранение документов. В каждом документе СУОТ оформляется лист с информацией о сроках хранения. Подлинники стандартов СУОТ хранятся в ЕОТД. Копии стандартов хранятся в подразделениях предприятия;

- аннулирование документов. Документы СУОТ в электронном виде, изъятые из оборота, хранятся не менее 3 лет, защищены от записи и изменений. Бумажные оригиналы аннулированных документов соответствующим образом идентифицируются и хранятся 3 года в ООТ. Бумажные копии аннулированных документов уничтожаются;

- на время работы с документом на место его хранения (в папке, шкафу и т. д.) вкладывается лист - заменитель документа в соответствии с приложением Б.

5.1.3. Ответственность

5.1.3.1. Контроль за выполнением данной процедуры осуществляет начальник Бюро ООТ.

5.1.3.2. Начальник Бюро ООТ является ответственным за учет, актуализацию и обеспечение подразделений документацией СУОТ.

5.1.3.3. Ответственность за обеспечение адекватности документа несет начальник Бюро ООТ.

5.1.3.4. Ответственность за идентификацию и регистрацию документов несет начальник ЕОТД.

5.1.3.5. Ответственность за ведение и обеспечение доступа к документам СУОТ несет начальник ЕОТД.

5.1.3.6. Ответственным за актуализацию документации СУОТ является начальник ООТ.

5.1.3.7. Ответственным за обеспечение документацией СУОТ является начальник Бюро ООТ.

5.1.3.8. Ответственность за хранение оригиналов стандартов СУОТ несет начальник ЕОТД:

5.1.3.9. Ответственность за хранение копий документов СУОТ несут начальники подразделений.

5.2. Управление нормативной правовой документацией

5.2.1. Общие положения

5.2.1.1. Поступающая нормативная правовая документация по охране труда заносится в регистр нормативных правовых актов под порядковым номером по мере поступления. Структурная схема управления нормативной правовой документацией приведена в приложении В.

5.2.1.2. Регистр нормативных правовых актов утверждается начальником ООТ.

5.2.1.3. Нормативная правовая документация по охране труда хранится на бумажных и электронных носителях в Бюро ООТ.

5.2.1.4. Изменения в нормативной правовой документации вносятся сотрудником Бюро ООТ в электронные и бумажные версии документации. Осуществляется регистрация изменений в Листе регистрации изменений.

Об изменениях в нормативной правовой документации извещает по принадлежности ПЭО или Бюро стандартизации нормативной документации.

5.2.1.5. При замене целого документа старая версия аннулируется, при этом индивидуальный номер новой версии отличается от предыдущей. Если новая версия документа выпускается в тот же год, то к индивидуальному номеру добавляется "Ред. 2". Документы, изъятые из оборота, хранятся не менее 3 лет, защищены от записи и изменений. Бумажные оригиналы аннулированных документов соответствующим образом идентифицируются и хранятся в ООТ 3 года, бумажные копии аннулированных документов уничтожаются.

5.2.2. Процесс управления нормативной правовой документацией

5.2.2.1. Входные данные:

- требование законодательства;

- перечень источников информации об актуализированных нормативных правовых актах;

- требования национальных, международных стандартов, а также стандартов предприятия;

- требования заинтересованных сторон.

5.2.2.2. Выходные данные:

- регистр нормативных правовых актов в области охраны труда с изменениями на текущий период.

5.2.2.3. Процесс:

- регистрация новой нормативной правовой документации;

- внедрение нормативной правовой документации;

- актуализация (внесение изменений) нормативной правовой документации;

- аннулирование нормативной правовой документации. Структурная схема процесса управления нормативной правовой документацией приведена в приложении В.

5.2.3. Ответственность:

5.2.3.1. Ответственность за организацию работ по управлению нормативной правовой документацией несет начальник юридического отдела.

5.2.3.2. Ответственность за своевременную актуализацию нормативной правовой документации в области охраны труда несет начальник Бюро ООТ.

5.3. Хранение документации

Подлинник настоящего Стандарта хранится в ЕОТД, копия данного Стандарта хранится в Бюро ООТ в течение 5 лет. Электронная версия настоящего Стандарта хранится в общезаводской сети предприятия по адресу: S1/V1013/USER/OOT.

Приложение 1
(обязательное)
Схема управления документацией

Приложение 2
(обязательное)
Лист - заменитель документа

 

Приложение 3
(справочное)
Структурная схема управления нормативной правовой документацией